En muchas ocasiones esta diferencia no representa un error en la operación, sino simplemente una diferencia de fechas entre la recepción física de la mercancía y el cierre administrativo de la compra.
¿Por qué se genera la diferencia?
En Microsip, la valuación del inventario se afecta desde el momento en que se registra la Recepción de la mercancía. Por ejemplo, si el proveedor entrega mercancía el 30 de septiembre, la recepción registrada en Microsip incrementará las existencias y el valor del almacén en esa misma fecha. Sin embargo, el registro contable normalmente se genera desde el módulo de Compras cuando se completa el proceso correspondiente. Si la compra se registra o concluye hasta el 2 de octubre, podemos tener temporalmente una diferencia entre la valuación del inventario y el saldo contable.
La diferencia desaparecerá posteriormente cuando Compras genere la póliza, pero al cierre de septiembre la conciliación seguirá mostrando esa diferencia.
Una alternativa: contabilizar la Recepción
Para solucionar este problema podemos utilizar una cuenta contable transitoria denominada Recepciones por pagar. La lógica consiste en reconocer contablemente la entrada al inventario en el mismo momento en que físicamente se recibe la mercancía.
Para ello, al documento Recepción de Microsip se le asigna información contable para generar una póliza.
| Cuenta | Debe | Haber | ||
|---|---|---|---|---|
| --- | ---: | ---: | ||
| Inventarios | $100,000 | |||
| Recepciones por pagar | $100,000 |
Con este registro, el valor contable del inventario coincide con la valuación generada por el módulo de Inventarios desde la fecha de recepción.
¿Qué sucede cuando se registra la compra?
Posteriormente, cuando el documento continúa su proceso en el módulo de Compras, la cuenta que normalmente afectaría nuevamente al inventario se sustituye por la cuenta de Recepciones por pagar. De esta manera, el registro generado por Compras cancela el pasivo transitorio reconocido en la recepción.
1. Se recibe la mercancía
Inventarios contra Recepciones por pagar
2. Se registra la compra
Recepciones por pagar IVA acreditable correspondiente contra Proveedor
De esta forma evitamos duplicar el inventario.
¿Qué pasa con el IVA?
El tratamiento fiscal y administrativo del impuesto no necesita modificarse. La Recepción únicamente tiene como finalidad reconocer oportunamente el valor del inventario y la obligación transitoria correspondiente.
El IVA continúa reconociéndose conforme al flujo administrativo y fiscal definido para la compra y el comprobante del proveedor.
- Esto permite separar claramente dos momentos:
- - La recepción de la mercancía, que afecta inventarios.
- - La documentación de la compra, que determina el tratamiento contable y fiscal correspondiente.
Una cuenta que también funciona como control
Una ventaja adicional de utilizar Recepciones por pagar es que su saldo se convierte en una herramienta de control.
En condiciones normales, cuando todas las recepciones han sido correctamente relacionadas con sus compras, la cuenta debería quedar cancelada. Si existe un saldo al cierre del periodo, significa que tenemos operaciones pendientes de revisar.
- l saldo puede corresponder, por ejemplo, a:
- - Mercancía recibida que todavía no ha sido facturada.
- - Recepciones que todavía no se han relacionado con una compra.
- - Diferencias entre el importe de la recepción y el documento de compra.
La cuenta Recepciones por pagar deja de ser únicamente una cuenta contable y se convierte también en un control de operaciones pendientes.
Beneficio para el cierre contable
Este procedimiento ayuda a resolver uno de los problemas más comunes durante la conciliación mensual de inventarios: la diferencia entre la fecha física de entrada de la mercancía y la fecha administrativa de registro de la compra.
- Al registrar contablemente la Recepción conseguimos que:
- - La valuación del almacén coincida con Contabilidad.
- - Las mercancías recibidas queden reconocidas en el periodo correcto.
- - Las diferencias de corte sean fácilmente identificables.
- - La cuenta Recepciones por pagar permita localizar operaciones pendientes.
- - El proceso normal de Compras e impuestos continúe sin modificaciones importantes.
Conclusión
La conciliación entre Inventarios y Contabilidad no debería consistir únicamente en buscar diferencias al final del mes.
Una correcta configuración de Microsip permite que el momento operativo y el momento contable estén alineados desde el origen.
Utilizar una cuenta de Recepciones por pagar permite reconocer el inventario desde que físicamente entra al almacén y posteriormente cancelar ese pasivo cuando se registra la compra.
CP Armando Téllez Barragán SAEF Soluciones Administrativas
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Contador Público con cerca de 30 años de experiencia en las áreas contable, administrativa y financiera. Dirige SAEF Soluciones Administrativas, partner de Microsip en Puebla.